Интернет-хранилища: где вы держите все самое ценное?

Мы постоянно пользуемся компьютерной техникой привычными способами, которые могут оказаться губительными для ценных корпоративных данных. Только представьте, что документы на вашем рабочем компьютере понадобятся постороннему человеку. Как легко сможет он их заполучить?

Сохранять важные корпоративные документы на жестком диске компьютера, пересылать их по электронной почте – это просто и привычно. Минусы такого метода работы очевидны. Со временем документы занимают все больше и больше места, почтовый ящик заполняется, особо крупные файлы не проходят через почту. Создается множество копий одного документа, среди них невозможно найти финальную версию. Работать в таких условиях совместно с коллегами может быть затруднительно.

Как организовать работу внутри компании?

Часто в корпоративном использовании встречаются общие файловые папки и файловые сервера. Обмениваться файлами через них просто, доступ к выложенным документам получить легко. Исчезает необходимость пользоваться почтой, когда все файлы находятся в одном месте. Тем не менее, возможности совместной работы с документамии управления правами доступы в данном случае ограничены. Файловые сервера и папки легко перегружаются мусором, как и в случаес жестким диском личного компьютера. Наконец, доступ к файловому серверу вне офиса может быть затруднен.

Решением проблемы доступа стали публичные облачные хранилища. Это бесплатные сервисы, простые в использовании,с возможностью совместной работы с документамии управлением правами доступа к ним. Недостатки данных сервисов заключаются в невозможности хранения конфиденциальных документов из-за соображений безопасности. В данных сервисах нет возможностей интеграции с существующими корпоративными системами, нельзя применять корпоративные политики хранения. Дополнительно, в некоторых облачных сервисах присутствует обилие рекламы.

Корпоративные порталы стали воплощением лучших технологий, связанных с обменом данными.

Отдельный корпоративный портал обладает своей структурой и правилами, всеми ресурсами для совместной работы и управления правами доступа. Присутствует возможность синхронизации данных в оффлайн-режим,а доступк такому порталу можно получить из любого места через браузер.

Лидирующим продуктом для создания корпоративных порталов является Microsoft SharePoint, который входит в состав Office 365 в виде облачного сервиса. Он позволяет хранить, управлять и работать как с общими корпоративными, так и с личными рабочими документами – используя хранилище SkyDrive Pro. Связка SharePoint и SkyDrive Pro позволяет создать единое структурированное корпоративное хранилище документов, обладающее возможностями совместной работы, управления версиями, разделения прав доступа, обмена файлами с внешними контрагентами, поиска, синхронизации в оффлайн режиме и доступаиз любой точки мира.

Таким образом, мы выделяем четыре основных способа организации корпоративного хранилища данных. Какой их них применяется в вашей компании, так ли существенны описанные недостатки? Обсуждаем!